Apresentação
Até aqui, procuramos compreender a audiência e aprender a prepará-la.
Chegamos agora a um dos temas que mais despertam dúvidas e inseguranças para quem está começando.
A ata de audiência.
É comum que o primeiro contato com o AUD produza certa ansiedade.
Muitos imaginam que o assistente precisa decorar centenas de textos, dominar todas as funcionalidades do sistema e conhecer previamente todas as situações possíveis.
Felizmente, não é assim.
Se existe uma ideia que deve acompanhar todo este encontro, é a seguinte:
O objetivo não é eliminar o pequeno caos.
É aprender a navegar por ele.
Capítulo 1
Ninguém escreve uma ata do zero
Uma das maiores ilusões de quem está começando é imaginar que a atividade do assistente de audiência consiste em redigir integralmente a ata.
Na prática, isso raramente acontece.
A maior parte do trabalho não consiste em escrever.
Consiste em selecionar, adaptar e complementar informações.
A digitação livre existe.
Mas costuma ser reservada a situações específicas.
A regra é outra.
A utilização de ferramentas já existentes.
Capítulo 2
As três formas de construir uma ata
De maneira simplificada, existem três formas de produzir uma ata de audiência.
Autotextos
Trechos padronizados acionados por palavras-chave.
Módulos estruturados
Campos do sistema para situações e informações específicas.
Digitação livre
Texto inserido conforme o ditado ou a orientação do magistrado.
A digitação integral da ata é excepcional.
Em regra, o trabalho do assistente consiste em combinar essas três ferramentas.
O que significa “digitação livre”?
A expressão descreve a forma de inserir o texto no sistema.
Ela não significa que o assistente decide livremente o conteúdo que constará da ata.
Em regra, o magistrado dita a redação que deve ser registrada.
Em algumas situações, poderá solicitar que determinada informação seja consignada sem ditar a frase palavra por palavra.
Nesses casos, o assistente pode preparar a redação a partir da orientação recebida, mas o texto deverá ser submetido ao crivo do magistrado antes de sua conclusão.
Capítulo 3
Autotextos
Os autotextos são uma das principais ferramentas do AUD.
Por meio deles, é possível inserir rapidamente trechos padronizados utilizados com frequência.
Normalmente, o acesso ocorre por intermédio do símbolo “#” seguido de uma palavra-chave.
Essa sistemática permite acelerar a elaboração da ata e reduzir a necessidade de digitação repetitiva.
Entretanto, mais importante do que decorar palavras-chave é compreender a lógica do sistema.
Ninguém espera que um assistente memorize centenas de textos.
Com o tempo, a familiaridade surge naturalmente.
Capítulo 4
As caixas do sistema
Além dos autotextos, o AUD possui módulos estruturados acessíveis pelas caixas laterais.
Esses módulos não existem apenas para inserir texto na ata.
Em muitos casos, eles permitem que determinadas informações sejam compreendidas pelo PJe.
Por essa razão, algumas situações exigem o preenchimento dessas estruturas.
Texto e informação estruturada
Ao elaborar uma ata, o assistente trabalha com duas formas de registro.
A primeira é o texto.
O texto permite que magistrados, servidores, partes e advogados compreendam o que aconteceu durante a audiência.
A segunda é a informação estruturada.
Ela é registrada em campos específicos do AUD para que determinados dados possam ser identificados e utilizados pelo sistema.
Um exemplo simples
Imagine que a ata contenha a seguinte frase:
As partes celebraram acordo no valor de R$ 10.000,00, a ser pago em cinco parcelas.
Para uma pessoa, essa informação é perfeitamente compreensível.
O sistema, porém, não interpreta necessariamente a frase da mesma maneira.
Para que esses dados possam ser utilizados posteriormente, talvez seja necessário indicar separadamente:
- o valor total do acordo;
- a quantidade de parcelas;
- o valor de cada parcela;
- as datas de vencimento;
- a forma de pagamento;
- a existência de custas;
- a incidência de contribuições;
- a discriminação das verbas.
É essa organização em campos específicos que chamamos de informação estruturada.
Por que o texto não é suficiente?
O texto registra o que aconteceu.
A informação estruturada permite que o sistema reconheça determinados elementos desse acontecimento.
- Destinado principalmente à leitura.
- Organizado em frases e parágrafos.
- Descreve o que aconteceu.
- Pode variar conforme o estilo do magistrado.
- Destinada também ao processamento pelo sistema.
- Organizada em campos específicos.
- Identifica separadamente dados relevantes.
- Segue a estrutura prevista no módulo.
Uma forma de registro não exclui a outra.
Em algumas situações, o conteúdo precisa aparecer no texto da ata e também ser preenchido no módulo correspondente.
O papel das caixas laterais
As caixas laterais do AUD dão acesso aos módulos estruturados.
Cada módulo reúne campos relacionados a uma situação específica da audiência.
O acordo é o exemplo mais evidente, mas a lógica é mais ampla: quando o sistema precisa reconhecer determinada informação, pode não ser suficiente mencioná-la em um parágrafo.
Em determinadas situações, o preenchimento adequado dessas estruturas não serve apenas para compor a ata, mas também para permitir o correto tratamento das informações pelo sistema e pelos atos processuais subsequentes.
É necessário registrá-la no local apropriado.
O que o assistente precisa aprender?
O assistente não precisa decorar imediatamente todos os módulos ou conhecer cada campo existente.
No início, o mais importante é compreender a lógica:
- 1
Ouvir e acompanhar o que acontece na audiência.
- 2
Identificar se existe um módulo relacionado à situação.
- 3
Preencher as informações estruturadas necessárias.
- 4
Verificar como o conteúdo aparecerá na ata.
- 5
Complementar o registro quando necessário.
Módulo e autotexto não são concorrentes
O autotexto insere rapidamente uma redação padronizada.
O módulo estruturado registra dados em campos próprios.
A digitação livre permite inserir o conteúdo ditado ou orientado pelo magistrado quando os demais recursos não forem suficientes.
Esses recursos não competem entre si. Eles podem ser utilizados na mesma audiência e até no registro de uma única situação.
Ajuda a escrever.
Ajuda o sistema a compreender.
Registra o que for ditado ou validado pelo magistrado.
A pergunta prática
Diante de uma informação relevante, o assistente pode fazer três perguntas:
01Essa informação precisa constar no texto da ata?
02Existe um módulo estruturado para essa situação?
03Será necessário complementar ou adaptar o conteúdo?
Com o tempo, essas decisões se tornam mais naturais.
O objetivo não é conhecer antecipadamente todas as respostas. É compreender que registrar uma audiência envolve tanto produzir um texto claro quanto fornecer ao sistema os dados de que ele necessita.
Capítulo 5
O acordo não é apenas um texto
Quando as partes celebram acordo, não basta redigir uma cláusula dizendo que houve conciliação.
Informações importantes precisam ser registradas:
Esses dados serão posteriormente utilizados pelo próprio sistema.
Calculando as parcelas
Na caixa do acordo, o assistente pode informar o valor principal e o número de parcelas.
Ao selecionar a opção Calcular Parcelas, o AUD apresenta uma programação inicial, indicando o vencimento e o valor de cada parcela.
O resultado apresentado pelo sistema não é fechado.
As datas e os valores das parcelas permanecem editáveis, permitindo que o registro seja ajustado às condições efetivamente estabelecidas no acordo.
Recalcular os vencimentos
Depois de informar a data da primeira parcela, é possível solicitar que o AUD recalcule as datas seguintes em intervalos de trinta dias.
O sistema considera finais de semana e feriados. Se um vencimento recair, por exemplo, em um sábado, a data será deslocada para o primeiro dia útil seguinte.
Recalcular as demais parcelas
Os valores também podem ser alterados e redistribuídos.
Em um acordo de R$ 15.000,00 dividido em dez parcelas, por exemplo, a primeira pode ser ajustada para R$ 4.000,00. O AUD pode então recalcular as nove parcelas restantes para que a soma final permaneça em R$ 15.000,00.
O menu de ações da parcela
O menu suspenso oferece diferentes formas de ajustar a programação:
- Recalcular datasRefaz a sequência dos vencimentos.
- Recalcular o valor das demais parcelasRedistribui o saldo entre as outras parcelas.
- Recalcular o valor das parcelas anterioresAplica o recálculo às parcelas que antecedem a selecionada.
- Recalcular o valor das parcelas posterioresAplica o recálculo às parcelas seguintes.
- Atribuir o valor desta parcela às outrasReplica o valor informado nas demais parcelas.
- Remover parcelaExclui a parcela selecionada da programação.
Da ata ao controle do acordo no PJe
O preenchimento da caixa do acordo produz dois resultados importantes.
O primeiro é visível na própria ata: o AUD facilita a inserção dos textos adequados ao registro da conciliação.
O segundo acontece na comunicação com o PJe: os dados estruturados são encaminhados ao sistema e passam a integrar o fluxo de controle do acordo.
No PJe, cada parcela precisa constar no sistema para que o fluxo de pagamento possa ser acompanhado.
Quando o acordo é estruturado no AUD, o valor global e a programação das parcelas são encaminhados ao PJe, evitando que as mesmas informações precisem ser novamente cadastradas no fluxo de controle.
Assim, o PJe não recebe apenas a informação de que houve um acordo.
O valor global permite que o sistema reconheça a composição entre as partes e dê ao processo o tratamento correspondente no fluxo processual.
Além disso, o parcelamento — com datas e valores — é lançado no controle do acordo, permitindo o acompanhamento de cada pagamento.
O lançamento manual de valores continua disponível no PJe para situações de pagamento que não passam pelo AUD.
O assistente preenche uma vez. A informação passa a servir à ata e ao fluxo de controle no PJe.
O acordo é mais do que um texto.
Ele representa um conjunto de informações estruturadas.
Capítulo 6
O pequeno caos
Talvez esta seja a parte mais importante deste caderno.
Ao longo dos anos, cada magistrado desenvolve suas próprias preferências.
Cada Vara também desenvolve seus próprios métodos de trabalho.
Alguns utilizam intensamente os módulos do sistema.
Outros preferem autotextos próprios.
Há quem utilize documentos auxiliares.
Há quem combine diferentes métodos.
Consequentemente, não existe uma única forma correta de construir uma ata.
Essa diversidade não é um problema.
Ela faz parte da atividade.
O objetivo do assistente não é eliminar o pequeno caos.
É aprender a navegar por ele.
Capítulo 7
O sistema existe para servir à audiência
O AUD foi concebido para facilitar a atividade do assistente.
- Automatizar tarefas.
- Reduzir erros.
- Produzir informações estruturadas.
- Dialogar com o PJe.
Tudo isso é extremamente importante.
Além do texto propriamente dito, a ata registra informações relevantes para o desenvolvimento do processo, como a presença das partes e advogados, a forma de participação dos envolvidos e outros elementos que integram o próprio ato processual.
Mas é importante lembrar:
O sistema existe para servir à audiência.
A audiência não existe para servir ao sistema.A audiência não existe para servir ao sistema.
Por isso, o objetivo do curso não é ensinar uma parametrização perfeita.
Ela simplesmente não existe.
O objetivo é ensinar a trabalhar em diferentes realidades.
Capítulo 9
A grande ideia do encontro
A ata não é uma obra literária.
Ela é o registro fiel da audiência.
Mais do que produzir textos, o assistente contribui para a construção de um registro adequado e confiável do ato processual.
E o trabalho do assistente não consiste em eliminar toda a complexidade do sistema.
Consiste em conviver serenamente com ela.
A ATA NÃO É UMA OBRA LITERÁRIA.
ELA É O REGISTRO FIEL DA AUDIÊNCIA.
E O TRABALHO DO ASSISTENTE NÃO CONSISTE EM ELIMINAR TODA A COMPLEXIDADE DO SISTEMA.
CONSISTE EM CONVIVER SERENAMENTE COM ELA.
Apêndice
Padrões mínimos de registro
Um roteiro de consulta para registrar com fidelidade, utilizar as ferramentas com consciência e navegar com serenidade pelas diferentes formas de trabalho.
Antes de começar
- Compreender o que aconteceu antes de escolher como registrar.
- Identificar a orientação dada pelo magistrado.
- Lembrar que a maior parte do trabalho consiste em selecionar, adaptar e complementar informações.
- Reconhecer que o assistente não escreve a ata do zero.
- Submeter ao magistrado todo texto livre preparado a partir de sua orientação.
Durante a audiência
- Acompanhar atentamente o que acontece na audiência.
- Selecionar, adaptar e complementar as informações necessárias.
- Utilizar autotextos quando houver redação padronizada aplicável.
- Verificar se existe módulo estruturado relacionado à situação.
- Conferir nomes, valores, datas e prazos antes de concluir.
- Revisar se o registro corresponde ao que efetivamente aconteceu.
- Registrar horários quando necessário.
- Consignar documentos apresentados em audiência.
- Registrar adequadamente os atos praticados.
Há duas formas rápidas de localizar o autotexto.
Ver 2 atalhosDigite o símbolo e comece a escrever o texto para pesquisar os autotextos personalizados pela unidade.
Abre um campo de pesquisa para autotextos estruturados ou predefinidos do AUD.
Sobre os diferentes estilos
- Reconhecer que cada magistrado possui suas preferências.
- Conhecer os métodos desenvolvidos pela própria unidade.
- Manter acessíveis os documentos e autotextos utilizados na rotina local.
- Lembrar que não existe uma única forma correta de construir uma ata.
- Consultar e confirmar sempre que houver dúvida.
Registre abaixo as particularidades da sua unidade. As anotações são salvas automaticamente neste navegador.
As respostas ficam armazenadas apenas neste navegador.
Sobre os módulos estruturados
- Verificar se o PJe precisa compreender os dados registrados.
- Preencher o módulo correspondente quando a situação exigir informação estruturada.
- Conferir se o texto da ata e os campos estruturados são compatíveis.
- Revisar valores, parcelas, vencimentos e demais dados antes de concluir.
- O acordo envolve informações que vão além do texto da ata.
- Alguns registros possuem repercussão em etapas posteriores do processo.
- Lembrar que módulo, autotexto e digitação livre podem ser complementares.
Diante do pequeno caos
- Não tentar adivinhar a forma correta de registrar.
- Identificar a informação, consultar os recursos disponíveis e confirmar.
- Manter a calma diante de situações não previstas.
- Aceitar que diferentes métodos fazem parte da atividade.
- Confiar que a familiaridade será construída com o tempo.
REGISTRAR NÃO É TRANSCREVER.
REGISTRAR É COMPREENDER.
Registrando a Audiência
Questionário de Revisão - Encontro 3
Questões objetivas para retomar as principais ideias sobre construção da ata, uso do AUD e registro fiel da audiência.