Apresentação
No primeiro encontro, procuramos compreender a audiência em uma perspectiva mais ampla.
Mais do que aprender ferramentas ou procedimentos, buscamos refletir sobre o papel do assistente de audiência e compreender a atividade como um fluxo.
Ao final daquele encontro, uma ideia se destacou:
O assistente de audiência é responsável pelo fluxo.
Neste segundo encontro, avançaremos para os bastidores da atividade.
Se o primeiro encontro procurou responder à pergunta:
"O que é uma audiência?"
o segundo encontro será dedicado a outra questão:
"Como uma audiência é preparada?"
Capítulo 1
A audiência começa antes da audiência
A audiência não começa apenas quando o magistrado entra na sala, quando se realiza o pregão ou quando as partes começam a se manifestar.
Muito do que acontece durante o ato depende de providências adotadas antes dele.
A organização da pauta, a preparação do ambiente, a abertura dos sistemas e a verificação dos recursos necessários ajudam a criar as condições para que a audiência transcorra com segurança e fluidez.
Se a audiência é um fluxo, esse fluxo precisa ser preparado.
Grande parte dos problemas enfrentados durante o ato pode ser evitada antes mesmo de ele começar. Por isso, preparar uma audiência não significa apenas cumprir tarefas antecipadamente. Significa criar as condições necessárias para que cada etapa aconteça da melhor forma possível.
Como uma audiência é preparada?
É justamente isso que veremos a seguir.
Capítulo 2
Preparar não é estudar o mérito
Conhecer minimamente os processos que compõem a pauta é uma das etapas de preparação da audiência.
Isso não significa, contudo, estudar profundamente cada processo ou realizar uma análise detalhada do mérito da causa.
O assistente precisa estudar o processo?
Na maioria das vezes, não.
O olhar do assistente possui uma finalidade diferente. Seu objetivo não é descobrir quem tem razão nem antecipar as decisões que poderão ser tomadas durante a audiência.
A leitura é orientada por uma preocupação prática:
Preparar a pauta não é estudar o mérito.
É reduzir surpresas.
O olhar do assistente
Imagine que uma audiência começará daqui a trinta minutos.
Ao consultar o processo, algumas informações merecem atenção:
Tipo de audiência
Testemunhas arroladas
Necessidade de intérprete
Perícia(s) realizada(s)
Realização por videoconferência
Peculiaridades relevantes
Esses elementos ajudam o assistente a compreender como a audiência poderá se desenvolver e quais providências precisam ser adotadas antecipadamente.
Mais importante do que descobrir quem tem razão, o assistente procura evitar ser surpreendido.
Não se trata de conhecer todos os documentos ou argumentos apresentados pelas partes. Trata-se de reconhecer aquilo que pode afetar o fluxo da audiência.
Preparar é antecipar
Uma necessidade identificada com antecedência pode ser organizada com tranquilidade.
Quando percebida apenas durante a audiência, a mesma necessidade pode provocar interrupções, atrasos e improvisações.
Quanto melhor a preparação, menor a probabilidade de problemas.
Conhecer minimamente o processo, entretanto, é apenas uma parte desse trabalho.
Agora, imagine que são 13 horas e que a audiência está marcada para as 14 horas.
O que precisa ser preparado até lá?
Capítulo 3
O olhar do assistente
Ao analisar um processo, o assistente desenvolve um tipo particular de atenção.
Seu olhar não se dirige prioritariamente às teses jurídicas.
Ele procura identificar fatores capazes de influenciar a realização do ato.
Quem participará da audiência?
Haverá testemunhas?
Será necessária alguma providência especial?
Existe alguma peculiaridade importante?
Mais do que descobrir quem tem razão, o assistente procura evitar ser surpreendido.
Capítulo 4
Agora são 13 horas
São 13 horas.
A audiência começará em uma hora. Conhecemos minimamente o processo e já identificamos possíveis particularidades do ato.
Agora, é preciso preparar o ambiente de trabalho.
O roteiro apresentado a seguir não constitui uma sequência obrigatória. Ele representa uma forma possível de organização, que pode ser adaptada à realidade de cada unidade e ao modo de trabalho de cada magistrado.
Abrindo os sistemas
A preparação pode começar pela abertura dos sistemas que serão utilizados durante a audiência:
Abrir esses recursos com antecedência permite verificar o acesso e identificar eventuais dificuldades antes do início do ato.
Preparando o AUD
No AUD, duas providências iniciais merecem atenção:
- selecionar o magistrado;
- carregar a pauta do dia.
Carregar a pauta antecipadamente ajuda a deixar os processos disponíveis para utilização durante os trabalhos.
Quanto mais cedo for identificado algum problema de acesso, seleção ou carregamento, maior será o tempo disponível para solucioná-lo.
Preparando o Zoom
O Zoom pode ser acessado pelo aplicativo instalado no computador ou pelo navegador.
A SETIC recomenda, preferencialmente, a utilização do aplicativo. Isso não impede, contudo, o uso do navegador quando ele for adequado à dinâmica da unidade.
Também é possível que aplicativo e navegador sejam utilizados de maneira complementar.
Cada unidade pode adotar uma sistemática própria. Algumas trabalham de uma forma; outras organizam as salas e os acessos de maneira diferente.
Não existe uma única forma correta de organização.
O importante é conhecer o procedimento utilizado na unidade e garantir que os recursos necessários estejam disponíveis no momento da audiência.
Salas de audiência
As salas virtuais podem estar previamente configuradas e ser acessadas tanto pelo navegador quanto pelo aplicativo.
Entre as unidades, podem ser adotados dois modelos principais de organização:
Hall de entrada + sala de audiências
Uma sala funciona como hall de entrada, enquanto outra é utilizada para a realização das audiências.
Sala única
Uma única sala é utilizada sucessivamente para as audiências previstas na pauta.
Os dois modelos são válidos e procuram organizar o ingresso dos participantes e o desenvolvimento dos atos. O assistente precisa conhecer a sistemática adotada em sua unidade para saber qual sala acessar, como orientar os participantes e de que maneira preparar a audiência seguinte.
Em regra, utiliza-se a conta institucional da Vara. Conforme a organização adotada, o magistrado também poderá receber a função de coanfitrião — ou co-host — durante a audiência.
Essas definições devem ser conhecidas antecipadamente. O início do ato não é o melhor momento para descobrir qual conta será utilizada ou como a sala está configurada.
Organizando a estação de trabalho
Além de abrir os sistemas, é importante organizar a forma como eles serão distribuídos na estação de trabalho.
Quando houver dois monitores, as janelas podem ser posicionadas de modo que o assistente consiga acompanhar simultaneamente a audiência e os sistemas necessários.
Uma organização possível é manter acessíveis:
- AUD (ata);
- PJe;
- Zoom (sala de audiência), se o assistente preferir.
- Zoom (sala de audiência), se for da preferência do assistente;
- hall de entrada, se for o caso;
- documentos auxiliares.
A disposição exata dependerá dos equipamentos disponíveis e da preferência do assistente.
O princípio, entretanto, permanece o mesmo: as informações importantes precisam estar acessíveis sem criar confusão visual.
PDFs dos processos
Uma prática possível é baixar previamente os PDFs dos processos incluídos na pauta.
Esse cuidado ilustra uma ideia importante: preparar não é tentar prever tudo, mas criar alternativas para situações que podem ocorrer.
Documentos auxiliares
Alguns magistrados utilizam autotextos, modelos ou documentos de apoio durante as audiências.
Quando esses materiais fizerem parte da rotina da unidade, convém deixá-los organizados e facilmente acessíveis antes do início dos trabalhos.
A preparação deve considerar não apenas os sistemas, mas também os instrumentos utilizados pelo magistrado na condução do ato.
O e-mail institucional também deve permanecer acessível, pois pode ser necessário para consultar comunicações ou receber documentos relacionados à audiência.
Verificações finais
Antes de considerar a estação preparada, é recomendável verificar:
- o funcionamento do áudio;
- os equipamentos utilizados;
- o acesso aos sistemas;
- a abertura das salas;
- a disponibilidade dos documentos.
Esses testes não garantem que nenhum imprevisto acontecerá. Eles apenas reduzem a probabilidade de que problemas previsíveis sejam descobertos durante a audiência.
Agora, precisamos preparar a sala de audiências.
Capítulo 5
Cada profissional desenvolve seu método
Ao longo da atividade, cada assistente acaba desenvolvendo seus próprios hábitos.
Alguns preferem utilizar dois monitores.
Outros trabalham com uma única tela.
Há quem abra previamente todos os processos.
Há quem trabalhe com documentos auxiliares.
Há quem mantenha blocos de anotações.
Também existem diferentes formas de organização das audiências telepresenciais.
Algumas unidades utilizam predominantemente o aplicativo do Zoom.
Outras combinam a utilização do aplicativo com o navegador.
Existem diferentes sistemáticas de trabalho.
Não existe uma única forma correta de organização.
Entretanto, existe uma finalidade comum.
Reduzir imprevistos.
A preparação adequada não elimina todos os problemas.
Mas evita boa parte deles.
Capítulo 6
A sala de audiências virtual
O Zoom não deve ser compreendido apenas como uma plataforma de videoconferência.
No contexto das audiências telepresenciais, ele é o próprio espaço em que o ato acontece.
Para nós, o Zoom é a sala de audiências.
É nesse ambiente que as pessoas aguardam, ingressam na audiência, conversam reservadamente e retornam à sala principal.
Por isso, conhecer a ferramenta não significa apenas memorizar seus botões. Significa compreender como organizar o espaço virtual de acordo com o fluxo da audiência.
A audiência já começou
Antes mesmo da entrada do magistrado, o assistente já está trabalhando.
Os participantes começam a acessar a reunião. Partes, advogados e testemunhas chegam à sala de espera e precisam ser identificados e organizados.
Esse momento antecede o início formal do ato, mas já integra a audiência.
É nele que o assistente prepara a sala e procura garantir que, quando o magistrado entrar, o ambiente esteja pronto.
Antes da entrada do magistrado
Entre as providências que podem ser adotadas estão:
- admitir os participantes;
- identificar as partes;
- renomear partes e advogados;
- identificar as testemunhas;
- manter as testemunhas na sala de espera;
- organizar as pessoas na sala principal.
A renomeação dos participantes facilita a identificação de quem está presente e reduz dúvidas durante a condução do ato.
As testemunhas, por sua vez, normalmente permanecem na sala de espera até o momento adequado para seu ingresso.
O assistente precisa saber quem está aguardando, quem já foi admitido e qual é a função de cada participante.
Organizar a sala virtual possui a mesma finalidade de organizar uma sala física: permitir que o ato comece com clareza e ordem.
Durante a audiência
Com o início do ato, o assistente continua acompanhando a organização do ambiente virtual.
Conforme a necessidade, poderá utilizar recursos como:
- silenciar participantes;
- compartilhar a tela;
- movimentar pessoas entre os ambientes;
- criar salas simultâneas;
- conduzir o retorno à sala principal.
Esses recursos não devem ser utilizados de forma isolada ou automática.
Cada ação precisa corresponder ao que está acontecendo na audiência.
Se alguém deve aguardar, é necessário encaminhá-lo ao ambiente adequado. Se houver necessidade de conversa reservada, poderão ser utilizadas salas simultâneas. Encerrada essa etapa, os participantes deverão retornar à sala principal.
A ferramenta acompanha o fluxo do ato.
Encerramento e próxima audiência
Ao final da audiência, é necessário encerrar corretamente a reunião e preparar o ambiente para o processo seguinte.
O término de um ato não representa necessariamente o fim da atividade do assistente. Em uma pauta com várias audiências, ele também marca o início da preparação para a próxima.
É preciso verificar a nova composição da sala, identificar quem está aguardando e reorganizar o ambiente.
A audiência muda. O fluxo continua.
A ferramenta e o fluxo
Aprender a utilizar o Zoom é importante. Entretanto, decorar a posição de cada botão não é suficiente.
As interfaces podem mudar. As unidades podem adotar sistemáticas diferentes. Novas funcionalidades podem surgir.
O que permanece é a lógica da audiência.
As ferramentas existem para servir ao fluxo.
E não o contrário.
Compreender essa lógica permite utilizar os recursos tecnológicos com mais segurança, mesmo diante de situações novas.
A verdadeira preocupação do assistente continua sendo a mesma.
Garantir a segurança e a fluidez do ato processual.
Essa preocupação não decorre apenas da experiência prática das unidades judiciárias.
As normas que disciplinam as audiências telepresenciais também atribuem ao assistente responsabilidades relacionadas à organização dos participantes e ao suporte técnico necessário para o adequado desenvolvimento do ato.
Mais do que operar uma ferramenta, o assistente contribui para que a audiência transcorra de forma regular, segura e eficiente.
Capítulo 7
Um primeiro contato com o AUD
Enquanto o Zoom organiza a sala de audiências, o AUD oferece os recursos necessários para o registro e o acompanhamento do ato.
Neste momento, o mais importante é reconhecer alguns elementos de sua tela principal:
- os autotextos acionados por palavras-chave;
- as caixas laterais;
- os módulos estruturados.
Não é necessário compreender imediatamente todas as funcionalidades.
O objetivo deste primeiro contato é apenas perceber que esses recursos existem e começar a reconhecer a lógica de organização do sistema.
Existe muito mais por trás de uma ata de audiência do que aparenta existir.
O estudo mais aprofundado do AUD será realizado no próximo encontro.
Depois de conhecermos os bastidores da atividade, resta uma pergunta:
O que não pode faltar antes da entrada do magistrado?
Capítulo 8
A grande ideia do encontro
No primeiro encontro, procuramos enxergar a audiência.
Compreendemos que ela é um fluxo e que o assistente não é responsável apenas por uma etapa.
Neste segundo encontro, entramos nos bastidores da atividade.
Vimos que preparar uma audiência envolve conhecer minimamente os processos, abrir os sistemas, organizar a estação de trabalho, preparar a sala virtual e verificar as condições necessárias para o início do ato.
QUANTO MELHOR A PREPARAÇÃO, MENOR A PROBABILIDADE DE PROBLEMAS.
Preparar não significa eliminar todos os imprevistos.
Significa reduzir surpresas, criar alternativas e permitir que o ambiente trabalhe a favor do assistente.
A preparação adequada e a organização do ambiente permitem que o assistente exerça uma de suas funções mais importantes: contribuir para a regularidade, a segurança e a fluidez do ato processual.
O próximo passo
Com a audiência preparada, chegamos a um dos temas que mais geram insegurança em quem está começando: o registro do que acontece durante o ato.
No próximo encontro, estudaremos o AUD, seus autotextos, suas caixas estruturadas e o pequeno caos que faz parte da atividade.
Se o primeiro encontro respondeu à pergunta “o que é uma audiência?” e o segundo respondeu à pergunta “como prepará-la?”, o próximo será dedicado a uma nova questão:
Como registrar aquilo que acontece em uma audiência?
Apêndice
Checklist pré-audiência
Providências concretas para conferir antes do início do ato, adaptáveis à realidade de cada unidade.
Antes da audiência
- Abrir o PJe (imprimir pauta de preferência).
- Abrir o AUD.
- Verificar qual magistrado conduzirá a pauta.
- Selecionar o magistrado.
- Carregar a pauta do dia (se necessário).
- Abrir o Zoom.
- Confirmar acesso à conta institucional da Vara.
- Verificar as salas previamente configuradas.
Organização do ambiente
- Organizar as janelas de trabalho.
- Abrir documentos auxiliares necessários.
- Testar equipamentos de áudio.
Processos
- Abrir os processos da pauta.
- Conferir peculiaridades importantes (como laudo pericial existente).
- Verificar existência de testemunhas arroladas.
- Identificar necessidade de intérprete ou outras providências.
Sala de audiências
- Admitir participantes.
- Renomear partes e advogados.
- Identificar testemunhas.
- Organizar o ingresso das testemunhas e preservar a incomunicabilidade.
- Conferir se todos estão corretamente identificados.
Durante a audiência
- Admitir participantes conforme orientação do magistrado.
- Controlar o ingresso e a saída das testemunhas.
- Preservar a incomunicabilidade.
- Auxiliar participantes em questões técnicas.
- Controlar microfones e evitar interferências sonoras.
- Solicitar a reativação do áudio quando necessário.
- Manter atenção ao fluxo da audiência.
Anexo I
📖 Manual Rápido: Salas Simultâneas no Zoom
Este guia orienta como criar salas secundárias com autonomia para os participantes, mantendo o controle total do anfitrião e garantindo movimentações automáticas.
Passo 1: Criando as Salas e Definindo o Acesso
- Na barra de ferramentas inferior do Zoom, clique no botão Salas Simultâneas (Breakout Rooms).
- Defina a quantidade de salas que deseja criar no campo indicado.
- Selecione a terceira opção: Permitir que os participantes escolham as salas.
- Clique em Criar.
Passo 2: Ajustando as Configurações Avançadas
Antes de abrir as salas para o público, clique no ícone da Engrenagem (Opções) no canto inferior esquerdo do painel e configure exatamente assim:
- Permitir que os participantes escolham a sala: [ATIVADO] (Dá liberdade de escolha ao público).
- Permitir que os participantes retornem à sessão principal a qualquer momento: [ATIVADO] (Caso precisem tirar dúvidas com você na sala central).
- Mover automaticamente todos os participantes atribuídos para as salas secundárias: [ATIVADO] (Garante o envio imediato sem cliques extras assim que a sala deles for definida).
- Mover automaticamente todos os participantes selecionados em salas simultâneas para a sessão principal: [ATIVADO] (Permite que você, anfitrião, puxe qualquer pessoa de volta instantaneamente sem que ela precise confirmar).
- Contagem regressiva após fechar a sala simultânea: [DESATIVADO].
Passo 3: Gerenciando as Salas ao Vivo (Supervisão do Anfitrião)
Após clicar em Abrir todas as salas, você terá os seguintes superpoderes de controle na sua tela:
- Puxar um participante de volta: Para trazer alguém para a sala principal imediatamente e sem confirmações, passe o mouse sobre o nome da pessoa no painel, clique em Mover para e selecione Sessão Principal.
- Remanejar pessoas: Se alguém entrar na sala errada, use o comando Mover para e escolha a nova sala de destino.
- Trocar participantes de lugar: Use a função Trocar (Exchange) ao lado do nome de um participante para inverter a posição dele com outro usuário de outra sala.
Os Bastidores da Audiência
Questionário de Revisão - Encontro 2
Questões objetivas para retomar as principais ideias do segundo encontro antes de seguir para o próximo volume.